การทำงานร่วมกันทันที: วิธีแชร์ไฟล์ Google Drive

คุณได้สร้างไฟล์ใน Google ไดรฟ์ ไม่เป็นไรถ้าคุณต้องการแชร์กับคนอื่น จุดแข็งอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์คือความสามารถในการเล่นกับผู้อื่นได้ดี

Google ไดรฟ์ประกอบด้วยหลายโปรแกรม รวมถึงเอกสารสำหรับการประมวลผลคำ แผ่นงานสำหรับสเปรดชีต และสไลด์สำหรับงานนำเสนอ แม้ว่าจะมีวิธีที่เพียงพอในการแบ่งปันทั้งสามวิธี แต่กระบวนการนี้อาจทำให้สับสนได้ คุณต้องการให้ผู้อื่นแก้ไขไฟล์ของคุณหรือแค่ดู คุณต้องอนุญาตให้พวกเขาเข้าถึงเอกสารเวอร์ชันจริงหรือคงที่หรือไม่ คุณใช้ เว็บไซต์(เปิดในหน้าต่างใหม่), แอปพลิเคชันเดสก์ท็อป(เปิดในหน้าต่างใหม่)หรือสำหรับแอพมือถือ iOS(เปิดในหน้าต่างใหม่) หรือ แอนดรอยด์(เปิดในหน้าต่างใหม่)? ตัวเลือกการแบ่งปันของคุณจะเปลี่ยนไปตามคำตอบของคำถามเหล่านี้

กระบวนการแบ่งปันจะคล้ายกันสำหรับทั้งสามโปรแกรม แต่เราจะมุ่งเน้นไปที่ Google เอกสารด้านล่าง

การแชร์เอกสาร

หากคุณมีเอกสารที่ต้องการแชร์กับผู้อื่น ให้คลิกปุ่มแชร์ที่มุมขวาบนของหน้าจอ คุณยังสามารถไปที่: ไฟล์ > แชร์ > แชร์กับผู้อื่น. พิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อ Google ที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย คุณสามารถแชร์ไฟล์กับคนหรือกลุ่มได้ถึง 200 คน

จากนั้นคุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ในการแก้ไขได้ คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือกว่าคุณต้องการให้ผู้รับแก้ไขเอกสาร แนะนำการเปลี่ยนแปลง หรือเพียงแค่ดู คุณยังสามารถเพิ่มบันทึกลงในคำเชิญทางอีเมล คลิก ส่ง และตราบใดที่ทุกคนมีบัญชี Google ผู้ติดต่อก็จะได้รับเชิญ

เมื่อคุณแชร์เอกสารกับผู้รับที่ไม่มีบัญชี Google คุณจะมีตัวเลือกสองตัวเลือก คุณสามารถส่งคำเชิญและบุคคลนั้นมีเวลา 14 วันในการเปิดเอกสารด้วยบัญชี Google เพื่อดู แก้ไข และแสดงความคิดเห็น

มิฉะนั้น คุณสามารถสร้างลิงก์ที่แชร์ไปยังเอกสารได้ บุคคลนั้นสามารถใช้ลิงก์นี้เพื่อดูเอกสารได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขหรือเพิ่มความคิดเห็นได้ เมื่อคุณส่งคำเชิญไปยังเอกสาร ผู้รับจะได้รับอีเมลที่มีเอกสารที่แชร์ คลิกที่เอกสารเพื่อลงชื่อเข้าใช้และเข้าถึง

หากผู้รับมีบัญชี Google และแก้ไขสิทธิ์ การจัดเตรียม กดปุ่มและเปลี่ยนตัวเลือกเป็น: ผู้แนะนำ หรือ กำลังดู. เฉพาะในกรณีที่พวกเขาได้รับอนุญาตให้แสดงความคิดเห็นเท่านั้น พวกเขาจะสามารถคลิกได้ ผู้แนะนำ และแทนที่ด้วย: กำลังดู.

ส่งลิงก์ที่แชร์ได้

คุณยังสามารถแจกจ่ายลิงก์โดยตรงไปยังเอกสารแทนการส่งคำเชิญ คลิกเพื่อดำเนินการนี้ แบ่ง กดปุ่มและเลือก คัดลอกลิงค์. วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแชร์เอกสารกับหลายๆ คนผ่านแพลตฟอร์มที่แตกต่างกันในเวลาใดก็ตาม หลวม ช่อง.

ตามค่าเริ่มต้น การเชื่อมต่อจะจำกัดเฉพาะบุคคลที่คุณเพิ่มในรายการเข้าถึงของคุณ หากคุณต้องการเปลี่ยนวิธีการให้สิทธิ์การเข้าถึง ให้คลิกลูกศรดรอปดาวน์ใต้ Public Entry แล้วเปลี่ยนการตั้งค่าเป็น: ถูก จำกัด กับ ใครก็ตามที่มีลิงก์.

ตอนนี้คุณสามารถให้ลิงก์แก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือดูแก่คนที่มีลิงก์ได้แล้ว หลังจากตั้งค่าทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว คัดลอกลิงค์ ปุ่ม. จากนั้นคุณสามารถวางลิงก์ลงในแอพอื่นเพื่อแชร์เอกสาร ผู้รับเพียงคลิกลิงก์เพื่อเข้าถึงเอกสาร

เปลี่ยนการตั้งค่าการแบ่งปันเพิ่มเติม

คุณสามารถปรับแต่งการอนุญาตเฉพาะสำหรับเอกสารเพื่อกำหนดสิ่งที่ผู้คนสามารถทำกับเอกสารได้ จากหน้าต่าง Share ให้คลิกไอคอนรูปเฟืองที่ด้านขวาบน

ยกเลิกการเลือก ผู้แก้ไขสามารถเปลี่ยนแปลงและแบ่งปันสิทธิ์ได้ เพื่อจำกัดผู้ที่มีสิทธิ์ในการแก้ไขไม่ให้เปลี่ยนสิทธิ์ใดๆ หรือแชร์เอกสารกับผู้อื่น ยกเลิกการเลือก ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นสามารถดูตัวเลือกการดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอก เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกเอกสาร

คุณสามารถปรับเปลี่ยนการอนุญาตได้ตลอดเวลา แม้ว่าคุณจะให้สิทธิ์เข้าถึงผู้ติดต่อแล้วก็ตาม เลือกชื่อของบุคคลที่คุณต้องการเปลี่ยนสิทธิ์ จากนั้นคลิกลูกศรดรอปดาวน์เพื่อเปลี่ยนสิทธิ์เป็น Viewer, Commenter หรือ Editor คุณยังสามารถโอนความเป็นเจ้าของเอกสารให้กับบุคคลนี้หรือยกเลิกการเข้าถึงทั้งหมด

เผยแพร่ไปยังเว็บ

คุณยังสามารถแบ่งปัน Google เอกสารได้ด้วยการโพสต์บนเว็บ คลิก ไฟล์ > แชร์ > เผยแพร่บนเว็บต่อไป เผยแพร่ กดปุ่มในหน้าต่างใหม่ ตามค่าเริ่มต้น เอกสารของคุณจะถูกเผยแพร่เป็นหน้าเว็บส่วนตัว

จากแท็บลิงก์ คุณจะได้รับลิงก์ที่แชร์ได้ซึ่งอนุญาตให้ทุกคนที่เข้าชมสามารถดูเอกสารได้ ถ้าคุณคลิก ฝัง ในแท็บ คุณสามารถฝังเอกสารในหน้าเว็บที่มีอยู่ เพียงคัดลอกและวางโค้ดสำหรับฝังลงในเพจของคุณเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้

หากคุณเปลี่ยนใจ ให้กลับไปที่หน้าหลัก เผยแพร่ไปยังเว็บ หน้าคลิก เผยแพร่เนื้อหาและการตั้งค่า และยิง หยุดโพสต์ กดปุ่มเพื่อยกเลิกการเผยแพร่

อีเมลแนบ

คุณยังสามารถส่งอีเมลเอกสารของคุณได้โดยตรงจาก Google ไดรฟ์ คลิก ไฟล์ > อีเมล > ส่งอีเมลไฟล์นี้ เพื่อเขียนอีเมลโดยตรงจากเอกสาร ในหน้าต่าง ส่งอีเมลเป็นไฟล์แนบ ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านล่าง

คุณสามารถเลือกที่จะส่งเอกสารของคุณเป็น PDF, เอกสาร Phrase, ไฟล์ Wealthy Textual content, หน้า HTML, ไฟล์ข้อความธรรมดาหรือเอกสารเปิด คุณยังสามารถเลือกที่จะแนบเอกสารกับเนื้อหาของอีเมลแทนการแนบเป็นไฟล์แนบ อย่าแนบ รวมเนื้อหาในอีเมล.